説明書を作る

リグとかピッカーとかツールなんかを作ると、使い方の説明書のようなものも作っとかないと、操作方法とか忘れてしまったりして支障がでます。
いつの頃からか、そういった説明書を作るのに Excel を使っていたりするんですよねぇ。
やっぱ文書作成には Word でしょう！

という事で、たまに使うと忘れてしまうので、覚書。



Word を開いたら、まず、「レイアウト」で「余白」を狭くします。


ＰＣで見る場合、標準では余白がありすぎる印象。

で、つらつらとテキストを打っていきます。
フォントやデザインとかは、ある程度、文章の出来上がった段階で変更するのが良いと思います。
テーマで良いのが無かったらフォントだけを変えてみるとか、配色を変更してみて書面の雰囲気を決めていきます。



フォントや配色を決めたら、ようやくスタイルから見出しを指定していきます。



見出しを付け始めたら、左側に「ナビゲーション ウィンドウ」を出しておくと、作業がはかどります。

「表示」タブの「表示」にチェックボックスが有るのでチェックしましょう。


ナビゲーションウィンドウでは、「見出し」を設定した行がツリー状に並んでくれます。

このツリー、ドラッグすることで文節の移動も可能な優れもの。構成変更も手軽に出来てしまいます。

ここで、Tips。
説明文を章立てで表示したい場合、見出しの行頭へ直接「第～章」とか記入してしまわず、「ホーム」タブにある「段落」から「アウトライン」を設定します。

「リストライブラリ」をポチポチし、気に入ったものにします。

すると、ナビゲーションと文章内の見出しが変化。

ツリーを移動させると、番号は自動で修正されますよ。


で、最後に「目次」です。
カーソルを文章の先頭に持っていき、「参考資料」タブから「目次」をクリック。


こんなのが追加されます。


第１章 内容　とか成っていますが、「スタイル」を「標準」にすればアウトラインが消えてくれます。

この目次には「目次の更新」という機能が付いているので、ページ数が変わったり見出しを変えたりした場合に「更新」を行うと自動で修正してくれます。
余計な事に気を回す必要がなくなり、文書作成に専念できて良い感じです。
まぁ、体裁を整えるには、Word のクセを覚えないといけませんけどね・・・。

ちなみに、[Ctrl]+[Enter]で「改ページ」が出来ます。


最後に、Word を持っていないスタッフのために ＰＤＦファイルへ変換してあげましょう。



Adobe Acrobat Reader DC なら、無料で配布されていますし、これ以外でもフリーのものが出回っていると思うので、お気に入りのリーダーを使えば良いと思います。

今回は Acrobat Reader DC。


この目次にはリンクが張られているので、読みたいページへジャンプできます。ついでに、Acrobat Reader DCでは、[Home] キーで先頭（この目次のページ）へ戻れます。


ここで、PDFではなく「Webページ」でエクスポートすると Wordが壊れた感じにになりますが、「表示」タブの「表示」から「印刷レイアウト」にすることで元に戻ります。



P.S.

Wordで文を打っていると、赤や青の波線に出くわすことがあります。


赤はスペルミス、青のほうは表記ミス、しているかも、という警告みたいです。
Word のオプションから消すことも出来るのですが、その画面へアクセスするのが面倒です。なので、クイック アクセス ツールバー へ追加しておきましょう。


「その他のコマンド」を開いて、「コマンド選択(C):」を「すべてのコマンド」にし、「スペルチェックの結果を表示しない」と「文章校正の結果を表示しない」を右のリストへ「追加(A)＞＞」。

追加されました。

このチェックボックスを切り替えることで、波線の表示が切り替わります。